Политика Приватности
Понимание системы электронного выставления счетов в ОАЭ
Почему ОАЭ внедряют электронное выставление счетов?
1.2 Получая доступ к Платформе или используя ее, регистрируя Учетную запись или иным образом взаимодействуя с Услугами, Пользователь подтверждает, что он ознакомился с настоящей Политикой конфиденциальности и понял ее условия. В тех случаях, когда согласие Пользователя является применимым правовым основанием для конкретного действия по обработке данных, такое согласие запрашивается отдельно в соответствии с Пунктом 5.
1.3 Компания не продает и не сдает в аренду Персональные данные третьим лицам.
1.4 Если Пользователь не предоставляет определенные Персональные данные, необходимые для работы Платформы или предоставления Услуг, Компания, возможно, не сможет предоставить соответствующий функционал или Услуги этому Пользователю.
2. Область применения настоящей политики конфиденциальности
2.1 Настоящая Политика конфиденциальности применяется к персональным данным:
Пользователи, которые получают доступ к Платформе или используют ее, независимо от того, являются ли они Клиентами или Уполномоченными пользователями;
физические лица, чьи Персональные данные содержатся в Данных электронных счетов, обрабатываемых через Платформу, включая контрагентов Клиента или их представителей; и
физические лица, чьи Персональные данные иным образом предоставляются Компании в связи с Услугами, в том числе на этапе регистрации учетной записи или подключения к системе.
2.2 В отношении данных электронных счетов (E-Invoice Data) Компания обрабатывает такие данные исключительно в целях и в объеме, необходимых для предоставления Услуг и выполнения функций Компании в качестве аккредитованного сервис-провайдера, как описано в пункте 2.8 Клиентского соглашения, включая проверку и передачу данных электронных счетов Компетентному органу. Клиент несет единоличную ответственность за точность, законность и соответствие требованиям законодательства персональных данных, содержащихся в выставляемых им электронных счетах, в
соответствии с пунктом 4.2 Клиентского соглашения.
2.3 Настоящая Политика конфиденциальности не распространяется на сторонние веб-сайты или услуги, ссылки на которые могут быть размещены на Платформе, а также на информацию, обрабатываемую Клиентом независимо от Платформы.
3. Категории собираемых персональных данных
3.1 Информация об учетной записи и контактные данные. В связи с регистрацией и использованием Учетной записи Компания может собирать имя Пользователя, адрес его электронной почты, номер телефона, название компании, должность или роль, учетные данные для входа и другую контактную информацию, обрабатываемую с целью предоставления Услуг.
3.2 Техническая информация и данные об использовании. Компания может автоматически собирать техническую информацию, связанную с использованием Платформы, включая IP-адрес, тип и версию браузера, идентификаторы устройств, временные метки доступа, активность в ходе сессии и диагностическую информацию о системе.
3.3 Данные электронных счетов-фактур. В тех случаях, когда Клиент использует Платформу для создания, передачи, получения или обработки электронных счетов-фактур, Платформа осуществляет обработку Персональных данных, содержащихся в таких электронных счетах-фактурах и связанной с ними транзакционной документации, включая имена и контактные данные контрагентов Клиента или их представителей, в соответствии с Пунктом 2.2.
3.4 Документация, предоставляемая при подключении. В случаях, предусмотренных пунктом 3.2 Клиентского соглашения, Компания вправе запрашивать копии торговых лицензий, учредительных документов, доверенностей или иных документов, подтверждающих полномочия лица, принимающего Клиентское соглашение от имени Клиента.
4. Цели обработки и сроки хранения данных
4.1 Компания сохраняет Персональные данные в течение времени, необходимого для достижения целей, ради которых они были собраны, в соответствии с настоящим Пунктом 4 и Применимым законодательством.
предоставление и обеспечение работы Служб, включая предоставление Авторизованным пользователям доступа к Платформе и возможность ее использования, а также содействие в создании, обработке и управлении Электронными счетами-фактурами;
управление учетной записью и аутентификация, включая проверку личности пользователя при регистрации, входе в систему и сбросе пароля;
выполнение функций Компании в качестве аккредитованного поставщика услуг, включая верификацию и передачу данных Электронных счетов-фактур в Компетентный орган в соответствии с Применимым законодательством;
обработка транзакций и коммуникаций, включая отправку счетов-фактур, уведомлений, подтверждений и административных сообщений;
поддержка клиентов, включая ответы на запросы и оказание технической помощи;
улучшение и развитие Служб, включая поддержание и повышение функциональности, надежности и производительности Платформы;
безопасность и предотвращение мошенничества, включая обнаружение и пресечение несанкционированного доступа или ненадлежащего использования Платформы;
мониторинг и внутренние операции, включая устранение неполадок и тестирование системы; и
соблюдение юридических обязательств, включая применимое законодательство, нормативные требования или законные запросы Компетентного органа.
4.3 Личные данные хранятся до тех пор, пока соответствующая Учетная запись остается активной, и в течение последующего периода, необходимого для соблюдения Применимого законодательства, разрешения споров или обеспечения соблюдения соглашений Компании.
5. Правовые основы обработки данных
исполнение договора с Клиентом или Пользователем, либо принятие мер по запросу Пользователя до заключения договора;
соблюдение законодательных обязательств, включая обязательства, возникающие в соответствии с системой электронных счетов-фактур ОАЭ;
законные интересы Компании в управлении, обеспечении безопасности и улучшении Платформы и Услуг, при условии что такие интересы не превышают интересы или основные права Пользователя; и
согласие Пользователя, когда этого требует Применимое законодательство, которое Пользователь может отозвать в любое время в соответствии с Пунктом 11.
5.2 Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Федеральным декретом-законом ОАЭ № 45 от 2021 года «О защите персональных данных» и его исполнительными регламентами.
6. Файлы cookie и технологии отслеживания
6.1 Компания использует файлы cookie и аналогичные технологии отслеживания, включая веб-маяки, теги и скрипты, для обеспечения работы Платформы, распознавания повторных посещений Пользователей и анализа использования Платформы.
6.2 Пользователь может настроить свой браузер таким образом, чтобы отклонять файлы cookie или получать уведомления об их отправке. Если Пользователь не принимает файлы cookie, некоторые функции Платформы могут работать некорректно.
7. Раскрытие персональных данных
7.1 Компания может раскрывать Персональные данные доверенным сторонним поставщикам услуг, которые обеспечивают работу Платформы, включая поставщиков услуг:
облачная инфраструктура и услуги хостинга;
услуги по хранению и резервному копированию данных;
услуги мониторинга безопасности;
инструменты аналитики и диагностики; а также
услуги технической поддержки.
7.2 Такие поставщики услуг могут получать доступ к Персональным данным только в той мере, в какой это необходимо для оказания услуг от имени Компании, и на них распространяются соответствующие договорные обязательства по соблюдению конфиденциальности и защите данных.
7.3 Компания раскрывает данные электронных счетов-фактур (E-Invoice Data) компетентному органу в той мере, в какой это необходимо Компании для выполнения своих функций в качестве аккредитованного поставщика услуг, описанных в пункте 2.8 Клиентского соглашения.
7.4 Компания также может раскрывать Персональные данные, когда это необходимо: (а) для соблюдения юридических обязательств или законного запроса Компетентного органа; (b) для защиты прав, собственности или законных интересов Компании; (c) для расследования подозрений в незаконной деятельности, мошенничестве или нарушении Применимого законодательства или условий, регулирующих работу Платформы; (d) для обеспечения безопасности Пользователей, Клиентов или
общественности; или (е) в связи с корпоративной реорганизацией, слиянием или продажей активов в соответствии с пунктом 18.5 Клиентского соглашения.
8. Международная передача данных
8.1 Персональные данные могут передаваться или храниться в центрах обработки данных, расположенных за пределами Объединенных Арабских Эмиратов, если это необходимо для работы Платформы или использования услуг облачной инфраструктуры.
8.2 В случае осуществления такой передачи Компания принимает разумные меры для обеспечения внедрения надлежащих мер безопасности в соответствии с Применимым законодательством в целях защиты передаваемых Персональных данных.
9. Безопасность данных
9.1 Компания принимает стандартные для отрасли технические и организационные меры, соответствующие характеру и конфиденциальности обрабатываемых Персональных данных, в соответствии с мерами безопасности, описанными в Разделе 11 Клиентского соглашения.
9.2 Компания хранит Персональные данные в безопасных операционных средах, недоступных для широкой публики, и принимает меры, направленные на защиту от утери, несанкционированного доступа, неправомерного использования или изменения Персональных данных. Ни один метод передачи данных через Интернет или электронного хранения не является абсолютно безопасным, и Компания не может гарантировать абсолютную безопасность.
9.3 Пользователю, который считает, что его учетная запись была скомпрометирована, следует незамедлительно уведомить об этом Компанию по адресу info@docflow.ae. Компания расследует заявленные инциденты и при необходимости предпримет дальнейшие действия, включая уведомление компетентных органов в соответствии с применимым законодательством.
10. Маркетинговые коммуникации
10.1 Если Пользователь отправляет запрос, запрашивает демонстрацию или подписывается на получение обновлений через Платформу, Компания может связаться с Пользователем по электронной почте или другим электронным средствам связи для предоставления запрошенной информации и, с согласия Пользователя, для информирования Пользователя о продуктах, услугах и предложениях Компании в соответствии с пунктом 11.1 Условий использования и пунктом 8.8 Клиентского соглашения.
10.2 Пользователь может в любое время отозвать свое согласие на получение маркетинговых сообщений, воспользовавшись механизмом отписки, указанным в соответствующем сообщении, или связавшись с Компанией по адресу info@docflow.ae.
11. Права субъекта персональных данных
11.1 В соответствии с Применимым законодательством, Пользователь может иметь право:
получить доступ к своим персональным данным и запросить подтверждение того, обрабатывает ли их Компания и каким именно образом;
исправить персональные данные, если они являются неточными, неполными или устаревшими;
запросить удаление персональных данных, которые больше не требуются для целей, в которых они собирались, с учетом юридических обязательств Компании, включая обязательства по хранению записей, описанные в пункте 4.3;
запросить ограничение обработки некоторых или всех своих персональных данных при определенных обстоятельствах;
возразить против обработки, основанной на законных интересах Компании или осуществляемой в целях прямого маркетинга;
запросить предоставление своих персональных данных в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате и, если это технически возможно, их передачу другой организации; а также
отозвать согласие в любое время, если обработка основана на согласии, без ущерба для законности обработки, осуществленной до такого отзыва, или обработки, осуществляемой на ином законном основании.
11.2 Чтобы воспользоваться любым из этих прав, Пользователь может связаться с Компанией по адресу info@docflow.ae. Компания может запросить дополнительную информацию для подтверждения личности Пользователя перед предоставлением ответа и приложит разумные усилия для ответа в разумные сроки в соответствии с Применимым законодательством.
11.3 В тех случаях, когда запрос касается Данных электронных счетов-фактур, Компания при необходимости перенаправляет данный запрос соответствующему Клиенту, который по-прежнему несет ответственность за такие данные в соответствии с Пунктом 2.2.
12. Соответствие требованиям законодательства ОАЭ в области защиты данных и кибербезопасности
12.1 Компания осуществляет свою деятельность в соответствии с применимым законодательством, регулирующим электронные транзакции, кибербезопасность и защиту персональных данных, включая:
Применимое законодательство, регулирующее электронные транзакции и услуги цифрового доверия, которое признает юридическую силу электронных записей и цифровых подписей, используемых в онлайн-сделках;
Федеральный декрет-закон № 34 от 2021 года о борьбе со слухами и киберпреступлениями; и
Федеральный декрет-закон ОАЭ № 45 от 2021 года о защите персональных данных и правила его применения.
12.2 Компания принимает надлежащие технические и организационные меры, направленные на защиту Персональных данных и обеспечение их обработки в соответствии с Применимым законодательством.
13. Доступ персонала к персональным данным
13.1 Доступ к Персональным данным, обрабатываемым через Платформу, ограничен уполномоченным персоналом Компании и, при необходимости, персоналом доверенных поставщиков услуг, обеспечивающих работу Сервисов. Доступ предоставляется исключительно в той мере, в какой это разумно необходимо для таких целей, как предоставление и поддержка Сервисов, клиентская поддержка, администрирование системы, обеспечение безопасности и соблюдение Применимого законодательства.
13.2 Персонал, имеющий доступ к Персональным данным, несет обязательства по соблюдению конфиденциальности в соответствии с категорией IX внутренних политик конфиденциальности Компании, применимых к данным ASP и платформы электронного выставления счетов.
14. Ссылки на сторонние ресурсы
14.1 Платформа может содержать ссылки на сторонние веб-сайты. Компания не несет ответственности за политику конфиденциальности или содержание таких сайтов и рекомендует Пользователям ознакомиться с их правилами соблюдения конфиденциальности.
15.1 Платформа предназначена для делового и профессионального использования и не ориентирована на лиц моложе восемнадцати (18) лет, в соответствии с пунктом 4.2 Условий использования. Компания намеренно не собирает Персональные данные несовершеннолетних.
16. Изменения в настоящей политике конфиденциальности
16.2 Пользователям рекомендуется периодически ознакомляться с настоящей Политикой конфиденциальности.
17.1 Вопросы касательно настоящей Политики конфиденциальности или обработки персональных данных могут быть направлены в компанию по адресу info@docflow.ae.
