سياسة الخصوصية

١. المقدمة

١.١ توضح سياسة الخصوصية هذه كيفية قيام الشركة بجمع البيانات الشخصية واستخدامها ومعالجتها وتخزينها والإفصاح عنها وحمايتها فيما يتعلق بوصول المستخدم إلى المنصة والخدمات أو استخدامه لها، بما في ذلك منصة DocFlow المتاحة عبر https://www.docflow.ae/ وأي تطبيقات ويب أو تطبيقات للهواتف المحمولة ذات صلة.

١.٢ من خلال الوصول إلى المنصة أو استخدامها، أو تسجيل حساب، أو التعامل مع الخدمات بأي شكل آخر، يقر المستخدم بأنه قد قرأ سياسة الخصوصية هذه وفهمها. وفي الحالات التي تكون فيها موافقة المستخدم هي الأساس القانوني المعمول به لنشاط معالجة معين، يتم الحصول على هذه الموافقة بشكل منفصل وفقًا للبند ٥.

١.٣ لا تقوم الشركة ببيع أو تأجير البيانات الشخصية إلى أطراف ثالثة

١.٤ في حال عدم قيام المستخدم بتوفير بعض البيانات الشخصية المطلوبة لتشغيل المنصة أو الخدمات، فقد يتعذر على الشركة توفير الوظائف أو الخدمات ذات الصلة لذلك المستخدم.

٢. نطاق سياسة الخصوصية هذه

٢.١ تنطبق سياسة الخصوصية هذه على البيانات الشخصية الخاصة بـ :

  • المستخدمين الذين يصلون إلى المنصة أو يستخدمونها، بغض النظر عما إذا كانوا عملاء أو مستخدمين مصرحًا لهم؛ 

  • الأفراد الذين تتضمن بياناتهم الشخصية ضمن بيانات الفواتير الإلكترونية التي تتم معالجتها من خلال المنصة، بما في ذلك الأطراف المقابلة للعميل أو ممثليهم؛ و 

  • الأفراد الذين يتم تزويد الشركة ببياناتهم الشخصية بأي شكل آخر فيما يتعلق بالخدمات، بما في ذلك أثناء مرحلة تسجيل الحساب أو إجراءات الإعداد والتسجيل

٢.٢ فيما يتعلق ببيانات الفواتير الإلكترونية، تقوم الشركة بمعالجة هذه البيانات حصريًا لغرض تقديم الخدمات وبالقدر اللازم لذلك، وتنفيذ وظائف الشركة بصفتها مزود خدمة معتمدًا كما هو موضح في البند ٢.٨ من اتفاقية العميل، بما في ذلك التحقق من بيانات الفواتير الإلكترونية وإرسالها إلى الجهة المختصة. ويظل العميل مسؤولًا بشكل كامل وحصري عن دقة البيانات الشخصية الواردة في الفواتير الإلكترونية التي يصدرها، وعن مشروعيتها ومدى امتثالها للمتطلبات المعمول بها، وفقًا للبند ٤.٢ من اتفاقية العميل.

٢.٣ لا تنطبق سياسة الخصوصية هذه على مواقع الويب أو الخدمات التابعة لأطراف ثالثة التي قد يتم الوصول إليها من خلال روابط موجودة على المنصة، ولا على المعلومات التي تتم معالجتها بشكل مستقل من قبل العميل خارج المنصة.

٣. فئات البيانات الشخصية التي يتم جمعها

٣.١ معلومات الحساب وبيانات الاتصال. فيما يتعلق بتسجيل الحساب واستخدامه، قد تقوم الشركة بجمع اسم المستخدم، وعنوان البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، واسم الشركة، والمسمى الوظيفي أو الدور الوظيفي، وبيانات تسجيل الدخول، وغيرها من معلومات الاتصال، وذلك لأغراض تقديم الخدمات.

٣.٢ المعلومات التقنية ومعلومات الاستخدام. قد تقوم الشركة تلقائيًا بجمع المعلومات التقنية المتعلقة باستخدام المنصة، بما في ذلك عنوان بروتوكول الإنترنت (IP)، ونوع المتصفح وإصداره، ومعرّفات الجهاز، وأوقات الدخول، ونشاط الجلسات، ومعلومات تشخيص النظام.

٣.٣ بيانات الفواتير الإلكترونية. عندما يستخدم العميل المنصة لإنشاء الفواتير الإلكترونية أو إرسالها أو استلامها أو معالجتها، تقوم المنصة بمعالجة البيانات الشخصية الواردة في هذه الفواتير الإلكترونية والمستندات المتعلقة بالمعاملات، بما في ذلك أسماء وبيانات الاتصال الخاصة بالأطراف المقابلة للعميل أو ممثليهم، وذلك وفقًا للبند ٢.٢.

٣.٤ المستندات المقدمة أثناء إجراءات الإعداد والتسجيل. عندما يكون ذلك مطلوبًا بموجب البند ٣.٢ من اتفاقية العميل، قد تقوم الشركة بجمع نسخ من الرخص التجارية، والمستندات التأسيسية، والتوكيلات، أو أي مستندات أخرى تثبت صلاحية الشخص الذي يقبل اتفاقية العميل نيابةً عن العميل.

٤. أغراض المعالجة والاحتفاظ بالبيانات

٤.١ تحتفظ الشركة بالبيانات الشخصية للمدة اللازمة لتحقيق الأغراض التي جُمعت من أجلها، وذلك وفقًا لأحكام هذا البند ٤ والقوانين المعمول بها.

٤.٢ تتم معالجة البيانات الشخصية للأغراض التالية:

٤.٢ تتم معالجة البيانات الشخصية للأغراض التالية:

  • تقديم الخدمات وتشغيلها، بما في ذلك تمكين المستخدمين المصرح لهم من الوصول إلى المنصة واستخدامها، وتسهيل إنشاء الفواتير الإلكترونية ومعالجتها وإدارتها؛ 

  • إدارة الحسابات والمصادقة، بما في ذلك التحقق من هوية المستخدم أثناء التسجيل وتسجيل الدخول وإعادة تعيين كلمة المرور؛ 

  • تنفيذ وظائف الشركة بصفتها مزود خدمة معتمدًا، بما في ذلك التحقق من بيانات الفواتير الإلكترونية وإرسالها إلى الجهة المختصة وفقًا للقوانين المعمول بها؛ 

  • معالجة المعاملات والاتصالات، بما في ذلك إرسال الفواتير والإشعارات والتأكيدات والرسائل الإدارية؛ 

  • دعم العملاء، بما في ذلك الرد على الاستفسارات وتقديم المساعدة الفنية؛ 

  • تحسين الخدمات وتطويرها، بما في ذلك الحفاظ على وظائف المنصة وموثوقيتها وأدائها وتعزيزها؛ 

  • الأمن ومنع الاحتيال، بما في ذلك اكتشاف ومعالجة أي وصول غير مصرح به إلى المنصة أو أي إساءة لاستخدامها؛ 

  • المراقبة والعمليات الداخلية، بما في ذلك استكشاف الأخطاء وإصلاحها واختبار الأنظمة؛ و 

  • الامتثال للالتزامات القانونية، بما في ذلك القوانين المعمول بها والمتطلبات التنظيمية أو الطلبات القانونية الصادرة عن الجهة المختصة

٤.٣ يتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية طوال الفترة التي يظل فيها الحساب المعني نشطًا، وبعد ذلك، للمدة الإضافية اللازمة للامتثال للقوانين المعمول بها، أو تسوية النزاعات، أو إنفاذ اتفاقيات الشركة.

٥. الأساس القانوني للمعالجة

٥.١ تقوم الشركة بمعالجة البيانات الشخصية استنادًا إلى واحد أو أكثر من الأسس القانونية التالية:

٥.١ تقوم الشركة بمعالجة البيانات الشخصية استنادًا إلى واحد أو أكثر من الأسس القانونية التالية:

  • تنفيذ عقد مبرم مع العميل أو المستخدم، أو اتخاذ خطوات بناءً على طلب المستخدم قبل إبرام العقد؛ 

  • الامتثال لالتزام قانوني، بما في ذلك الالتزامات الناشئة بموجب نظام الفوترة الإلكترونية في دولة الإمارات العربية المتحدة؛ 

  • المصالح المشروعة للشركة في تشغيل المنصة والخدمات وتأمينها وتحسينها، شريطة ألا تتعارض هذه المصالح مع مصالح المستخدم أو حقوقه الأساسية؛ و 

  • موافقة المستخدم، حيثما يقتضي القانون المعمول به ذلك، والتي يجوز للمستخدم سحبها في أي وقت وفقًا للبند ١١

٥.٢ تتم معالجة البيانات الشخصية وفقًا للمرسوم بقانون اتحادي لدولة الإمارات العربية المتحدة رقم ٤٥ لسنة ٢٠٢١ بشأن حماية البيانات الشخصية واللوائح التنفيذية ذات الصلة.

٦. ملفات تعريف الارتباط وتقنيات التتبع

٦.١ تستخدم الشركة ملفات تعريف الارتباط (Cookies) وتقنيات التتبع المماثلة، بما في ذلك إشارات الويب (Beacons) والعلامات البرمجية (Tags) والبرامج النصية (Scripts)، لتشغيل المنصة، والتعرف على المستخدمين العائدين، وتحليل استخدام المنصة.

٦.٢ يجوز للمستخدم ضبط إعدادات متصفحه لرفض ملفات تعريف الارتباط أو لإشعاره عند إرسال ملف تعريف ارتباط. وفي حال عدم قبول المستخدم لملفات تعريف الارتباط، فقد لا تعمل بعض ميزات المنصة بشكل صحيح.

٧. الإفصاح عن البيانات الشخصية

٧.١ يجوز للشركة الإفصاح عن البيانات الشخصية لمقدمي خدمات موثوقين من الأطراف الثالثة الذين يدعمون تشغيل المنصة، بما في ذلك مقدمو الخدمات التالية:

  • خدمات البنية التحتية السحابية والاستضافة؛ 

  • خدمات تخزين البيانات والنسخ الاحتياطي؛ 

  • خدمات مراقبة الأمن؛ 

  • أدوات التحليلات والتشخيص؛ و 

  • خدمات الدعم الفني

٧.٢ يجوز لمقدمي الخدمات هؤلاء الوصول إلى البيانات الشخصية فقط بالقدر اللازم لأداء الخدمات نيابةً عن الشركة، ويخضعون لالتزامات تعاقدية مناسبة تتعلق بالسرية وحماية البيانات.

٧.٣ تفصح الشركة عن بيانات الفواتير الإلكترونية إلى الجهة المختصة بالقدر اللازم لتمكين الشركة من أداء وظائفها بصفتها مزود خدمة معتمدًا، كما هو موضح في البند ٢.٨ من اتفاقية العميل.

٧.٤ يجوز للشركة أيضًا الإفصاح عن البيانات الشخصية عندما يكون ذلك ضروريًا: 

(أ) للامتثال لالتزام قانوني أو لطلب قانوني صادر عن الجهة المختصة؛ 

(ب) لحماية حقوق الشركة أو ممتلكاتها أو مصالحها المشروعة؛ 

(ج) للتحقيق في أي نشاط غير قانوني مشتبه به أو احتيال أو انتهاك للقوانين المعمول بها أو للشروط المنظمة لاستخدام المنصة؛ 

(د) لحماية سلامة المستخدمين أو العملاء أو الجمهور؛ أو 

(هـ) فيما يتعلق بإعادة هيكلة الشركة أو الاندماج أو بيع الأصول، وذلك مع مراعاة البند ١٨.٥ من اتفاقية العميل. 

٨. نقل البيانات دوليًا

٨.١ يجوز نقل البيانات الشخصية إلى مراكز بيانات تقع خارج دولة الإمارات العربية المتحدة أو تخزينها فيها، عندما يكون ذلك ضروريًا لتشغيل المنصة أو لاستخدام خدمات البنية التحتية السحابية.

٨.٢ في حال إجراء مثل هذا النقل، تتخذ الشركة خطوات معقولة لضمان تطبيق الضمانات المناسبة، وفقًا للقوانين المعمول بها، لحماية البيانات الشخصية التي يتم نقلها.

٩. أمن البيانات

٩.١ تحافظ الشركة على تدابير تقنية وتنظيمية متوافقة مع معايير القطاع ومناسبة لطبيعة وحساسية البيانات الشخصية التي تتم معالجتها، وبما يتوافق مع تدابير الأمن الموضحة في القسم ١١ من اتفاقية العميل.

٩.٢ تقوم الشركة بتخزين البيانات الشخصية في بيئات تشغيل آمنة وغير متاحة لعامة الجمهور، كما تطبق تدابير تهدف إلى الحماية من فقدان البيانات الشخصية أو الوصول غير المصرح به إليها أو إساءة استخدامها أو تعديلها. ولا توجد أي وسيلة لنقل البيانات عبر الإنترنت أو لتخزينها إلكترونيًا تتمتع بأمان تام، وبالتالي لا يمكن للشركة ضمان أمن مطلق للبيانات.

٩.٣ يجب على المستخدم الذي يعتقد أن حسابه قد تعرض للاختراق إخطار الشركة فورًا عبر البريد الإلكتروني info@docflow.ae. وستقوم الشركة بالتحقيق في الحوادث المُبلغ عنها، وعند الاقتضاء، اتخاذ الإجراءات اللازمة، بما في ذلك إخطار الجهات المختصة وفقًا للقوانين المعمول بها.

١٠. الاتصالات التسويقية

١٠.١ عندما يرسل المستخدم استفسارًا، أو يطلب عرضًا توضيحيًا، أو يشترك في تلقي التحديثات من خلال المنصة، يجوز للشركة التواصل مع المستخدم عبر البريد الإلكتروني أو وسائل إلكترونية أخرى لتقديم المعلومات المطلوبة، وبموافقة المستخدم، لإطلاعه على منتجات الشركة وخدماتها وعروضها، وذلك بما يتوافق مع البند ١١.١ من شروط الاستخدام والبند ٨.٨ من اتفاقية العميل.

١٠.٢ يجوز للمستخدم سحب موافقته على تلقي الاتصالات التسويقية في أي وقت، وذلك باستخدام آلية إلغاء الاشتراك المحددة في الرسالة ذات الصلة أو من خلال التواصل مع الشركة عبر البريد الإلكتروني info@docflow.ae

١١. حقوق أصحاب البيانات

١١.١ وفقًا للقوانين المعمول بها، قد يكون للمستخدم الحق في:

  • الوصول إلى بياناته الشخصية وطلب تأكيد ما إذا كانت الشركة تقوم بمعالجتها وكيفية قيامها بذلك؛ 

  • تصحيح البيانات الشخصية غير الدقيقة أو غير المكتملة أو غير المحدثة؛ 

  • طلب حذف البيانات الشخصية التي لم تعد ضرورية للأغراض التي جُمعت من أجلها، مع مراعاة الالتزامات القانونية للشركة، بما في ذلك التزامات الاحتفاظ بالسجلات الموضحة في البند ٤.٣؛ 

  • طلب تقييد معالجة بعض أو كل بياناته الشخصية في حالات معينة؛ 

  • الاعتراض على المعالجة التي تستند إلى المصالح المشروعة للشركة أو التي تتم لأغراض التسويق المباشر؛ 

  • طلب تزويده ببياناته الشخصية بصيغة منظمة وشائعة الاستخدام وقابلة للقراءة آليًا، وعند الإمكان من الناحية التقنية، نقلها إلى مؤسسة أخرى؛ و 

  • سحب موافقته في أي وقت عندما تستند المعالجة إلى الموافقة، دون أن يؤثر ذلك على قانونية المعالجة التي تمت قبل سحب الموافقة أو على المعالجة التي تتم استنادًا إلى أساس قانوني آخر

١١.٢ لممارسة أي من هذه الحقوق، يجوز للمستخدم التواصل مع الشركة عبر البريد الإلكتروني info@docflow.ae. وقد تطلب الشركة معلومات إضافية للتحقق من هوية المستخدم قبل الرد على الطلب، وستبذل جهودًا معقولة للرد خلال فترة زمنية معقولة، وفقًا للقوانين المعمول بها.

١١.٣ عندما يتعلق الطلب ببيانات الفواتير الإلكترونية، تقوم الشركة، عند الاقتضاء، بإحالة الطلب إلى العميل المعني، الذي يظل مسؤولًا عن هذه البيانات وفقًا للبند ٢.٢.

١٢. الامتثال لقوانين حماية البيانات والأمن السيبراني في دولة الإمارات العربية المتحدة

١٢.١ تلتزم الشركة في عملياتها بالقوانين المعمول بها التي تنظم المعاملات الإلكترونية والأمن السيبراني وحماية البيانات الشخصية، بما في ذلك:

  • القوانين المعمول بها المنظمة للمعاملات الإلكترونية وخدمات الثقة الرقمية، والتي تقر بالحجية القانونية للسجلات الإلكترونية والتوقيعات الرقمية المستخدمة في المعاملات عبر الإنترنت؛ 

  • المرسوم بقانون اتحادي رقم ٣٤ لسنة ٢٠٢١ بشأن مكافحة الشائعات والجرائم الإلكترونية؛ و 

  • المرسوم بقانون اتحادي لدولة الإمارات العربية المتحدة رقم ٤٥ لسنة ٢٠٢١ بشأن حماية البيانات الشخصية واللوائح التنفيذية ذات الصلة

١٢.٢ تطبق الشركة التدابير التقنية والتنظيمية المناسبة المصممة لحماية البيانات الشخصية وضمان معالجتها وفقًا للقوانين المعمول بها. 

١٣. وصول الموظفين إلى البيانات الشخصية

١٣.١ يقتصر الوصول إلى البيانات الشخصية التي تتم معالجتها من خلال المنصة على الموظفين المصرح لهم من قبل الشركة، وعند الضرورة، على موظفي مقدمي الخدمات الموثوقين الذين يدعمون الخدمات، ولا يُمنح هذا الوصول إلا بالقدر الضروري بشكل معقول لأغراض مثل تقديم الخدمات وصيانتها، ودعم العملاء، وإدارة الأنظمة، والأمن، والامتثال للقوانين المعمول بها.

١٣.٢ يخضع الموظفون الذين لديهم صلاحية الوصول إلى البيانات الشخصية لالتزامات السرية، بما يتوافق مع الفئة التاسعة (Category IX) من سياسات السرية الداخلية للشركة المطبقة على بيانات مزودي خدمات التطبيقات (ASP) ومنصة الفوترة الإلكترونية. 

١٤. روابط الأطراف الثالثة

١٤.١ قد تحتوي المنصة على روابط لمواقع إلكترونية تابعة لأطراف ثالثة. ولا تتحمل الشركة مسؤولية ممارسات الخصوصية أو محتوى هذه المواقع، كما تشجع المستخدمين على مراجعة سياسات الخصوصية الخاصة بها.

١٥. خصوصية الأطفال

١٥. خصوصية الأطفال

١٥.١ المنصة مخصصة للاستخدام التجاري والمهني، ولا تستهدف الأفراد الذين تقل أعمارهم عن ثمانية عشر (١٨) عامًا، وذلك بما يتوافق مع البند ٤.٢ من شروط الاستخدام. ولا تقوم الشركة عن علم بجمع البيانات الشخصية من الأطفال.

١٦. التعديلات على سياسة الخصوصية

١٦.١ يجوز للشركة تحديث سياسة الخصوصية هذه من وقت لآخر من خلال نشر نسخة محدثة منها على المنصة. وتصبح النسخة المحدثة سارية المفعول عند نشرها، ويُعد استمرار المستخدم في استخدام المنصة أو الخدمات بعد هذا النشر موافقةً منه على سياسة الخصوصية المحدثة.

١٦.١ يجوز للشركة تحديث سياسة الخصوصية هذه من وقت لآخر من خلال نشر نسخة محدثة منها على المنصة. وتصبح النسخة المحدثة سارية المفعول عند نشرها، ويُعد استمرار المستخدم في استخدام المنصة أو الخدمات بعد هذا النشر موافقةً منه على سياسة الخصوصية المحدثة.

١٦.٢ يُنصح المستخدمون بمراجعة سياسة الخصوصية هذه بشكل دوري.

١٧. معلومات الاتصال

١٧. معلومات الاتصال

.info@docflow.ae ١٧.١ يمكن توجيه أي استفسارات تتعلق بسياسة الخصوصية هذه أو بمعالجة البيانات الشخصية إلى الشركة عب البريد الإلكتروني

آخر تحديث: ٠٧ أغسطس ٢٠٢٦

آخر تحديث: ٠٧ أغسطس ٢٠٢٦

حيث يمكن للجميع احتراف المحاسبة. نحن نجعل الفوترة الإلكترونية غاية في السهولة.

© ٢٠٢٦ دوك فلو. جميع الحقوق محفوظة.

حيث يمكن للجميع احتراف المحاسبة. نحن نجعل الفوترة الإلكترونية غاية في السهولة.

© ٢٠٢٦ دوك فلو. جميع الحقوق محفوظة.

حيث يمكن للجميع احتراف المحاسبة. نحن نجعل الفوترة الإلكترونية غاية في السهولة.

© ٢٠٢٦ دوك فلو. جميع الحقوق محفوظة.